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⑤就業規則

就業規則は、従業員数が 10名未満の会社では労働基準監督署への届出義務がないため、作成していない会社が多いです。
ところが、ほとんどの助成金は就業規則がないと申請できないことが多く、就業規則が必要になります。就業規則がないときは新たに就業規則を作成してもらうことになります。
助成金の審査では、就業規則のすべてを見るわけではありません。
例えば、入社 14日を超えたときの解雇予告手当がどうなっているかというようなことは見られません。

(1) 助成金特有の就業規則チェックポイント
就業規則については次の助成金特有のチェックポイントがあります。

前ページのチェックポイントで不十分な項目がある場合は、就業規則の改定が必要になります。
就業規則がないときに、提案先の会社で作成するという場合があります。その場合によくあるのが、インターネットでダウンロードしたり同業者からもらったりした就業規則に会社名だけを修正して渡されるケースです。
この場合、就業時間などが実態と合っているかを確認し、違っている部分は修正してもらいます。

(2) 就業規則の助成金審査上のチェックポイント解説
それでは、チェックポイントについてそれぞれ解説していきます。

①就業規則の適用範囲
就業規則がどの従業員向けなのかが明確になっている必要があります。適用範囲がすべての従業員となっているなら1つの就業規則だけでよいのですが、パートタイマーは別に定めるとなっていれば、パートタイマー用の就業規則が必要になります。
不支給になる可能性があるのは、「パートタイマーについては個別の労働契約で定める」という記載です。労働契約より就業規則の内容が優先されるので、法令違反と指摘されることがあり、修正が必要に
なります。

②従業員の定義
どういう従業員が在籍しているのか、従業員の定義は何かを確認されます。この条文では、正社員と有期契約社員というように明確に記載します。
また、現在は在籍しておらず、今後も採用する予定がない区分は削除します。例えば、嘱託社員を雇用したことがなく、採用する予定もないのに就業規則には記載されているときは削除します。

③労働時間
1日の所定労働時間を確認されますので、何時から何時まで勤務し休憩時間が何時間なのかを記載します。
確認すると、就業規則に記載されている時刻と実態が異なることがあります。就業規則を作成した後に始業・終業時刻が変更されたのに就業規則の変更をしていなかったり、もらった就業規則で時刻の修正をしていなかったりした場合に発生します。
1年の変形労働時間制を導入している場合は、労働基準監督署への届出をしているかを確認します。労働局によっては、1年変形労働時間制の届出が出されているか確認を求められることがあります。

④休日
休日がいつなのかを確認されます。
1日8時間労働で週休1日だと法令違反になりますが、よくあるケースです。また、休日が年間何日になるのかを把握し、年間の所定労働日数および所定労働時間を出します。ちなみに、年次有給休暇は助成金申請でチェックされませんが、法令を下回る日数を定めている就業規則があります。経営者の姿勢がわかるところです。是正に応じない場合は、助成金申請代行は受けません。
また、シフト制をしており、変形労働時間制を導入している場合にシフト表の提出を求められることがあるので、出勤簿だけでなくシフト表の有無も確認しておくとよいです。シフト表は必須帳票ではないので支給申請時には提出は不要ですが、後日、追加書類で提出を求められることがあります。

⑤賃金の締切日・支払日
絶対に記載が必要なのは、賃金の締切日と支払日です。
基本給の締切日と時間外手当の支払日が違うときがあります。例えば、基本給は末日締切・当月25日払い、時間外手当は、末日締切・翌月 25 日払いのようなケースです。助成金によっては支給申請日か違ってくるので要確認です。

⑥基本給・手当
手当については、給与明細に記載されている手当があるかを確認されます。
基本給が月給と日給がある場合、どういう基準で月給と日給になるのかの定義、雇用契約書の手当がだれがどういう場合に支給されるのかの定義を確認されます。

⑦昇給・賞与・退職金の有無
昇給・賞与の有無と支払い時期や退職金の有無についても記載が必要になります。昇給・賞与・退職金の対象にならない従業員がある場合の基準についての記載も必要となります。

⑧施行日・改定日
就業規則の施行日・改定日の記載が必要です。助成金によっては、改定日以降に助成金の要件が発生します。
改定日の記載がないと、労働基準監督署に届出した受付印の日が改定日とみなされることがあります。

⑨追加または変更された条文
助成金の申請条件で条文を追加または変更することがあります。この条文を間違えると助成金は支給されないので、一言一句間違いがないか確認します。

⑩労働基準監督署の受付印
届出をすると、就業規則の表紙、添付した別規程の表紙、就業規則変更届、意見書に受付印が押印されます。

もし、従業員が 10名以上の会社の場合で労基署に届出するのを失念していたときは速やかに届出をします。

(3) 「別に定める」は要注意
就業規則は、実態と同じ記載をされていないと助成金が支給されないことがあります。
よくあるのが、賃金規程や退職金規程について、「別に定める…」と記載されているのに、実際には賃金規程や退職金規程を作成していないケースです。その場合は、別規程を作成してもらうか、就業規則本則に条文を追加して記載してもらうことになります。
また、助成金申請のために新たに条文を追加するときに助成金申請要件を理解して作成しないと、助成金が不支給になります。
例えば、キャリアアップ助成金(正社員化コース)の場合、非正規社員が正社員になる転換日がいつなのかが記載されていないと、助成金は支給されません。インターネットなどで一般的な正社員転換の条文例は見つけられますが、転換日の記載がないものがあります。
それは、規程が助成金用に作られたものではないからです。通常なら特に転換日が記載されていなくても支障はありませんが、助成金申請では支給されません。安易にインターネットなどの条文を参考にすると助成金が不支給になるため、変更する条文は事前に担当窓口で確
認してもらうほうがよいです。

(4) 電子申請による届出
現在は、就業規則の届出は電子申請でできます。電子申請した就業
規則には労働基準監督署の押印はないので、受付済みの公文書を添付
します。

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