交付決定通知を受けて事業期間の開始となり、補助対象の設備投資実行など支出を行う。計画通りの支出が前提だが、計画の一部変更や中止せざるを得ない場合は事前に承認申請が必要である。
また、計画の実施あたっては、詳細に定められた規定通り、 証拠書類の整備を行いつつ期限内にすべての補助対象事業を完了することがポイントである。そして、事業の完了後、報告書類を提出、補助金を請求して交付となる。
(1) 設備投資等の実施
事業期間は交付決定日から開始となり、公募要領に定められた事業期間の最終日までになる。事業期間は通常10か月以内となるが、交付申請が遅れるとその分事業期間が短くなる可能性がある。
設備投資の実行をはじめ、 対象経費に関する発注や納品・検収、支払いはすべてこの期間内に行うことが必須要件だ。
(2) 対象経費支払いと必要書類の整備
事業期間中は補助事業計画書のとおりに、補助事業の手引きの定めにしたがって、補助対象経費に関する見積依頼、発注、納品・検収、支払い等を行う。同時に、定められた方法で、内容、日時、金額等を確認できる証拠書類、帳簿、写真などを整え、保存しておく必要がある。
必要書類をその都度整えておかずに、実績報告書作成や交付請求の際に後からまとめて整備しようとすると大変な労力がかかる。期限までに必要な手続きが間に合わないと、 補助金交付が受けられないこともあるので注意が必要だ。
【補助対象経費支払い等に関する主な定め】
① 単価50万円(税抜) 以上の物件は原則として同一条件で2社以上の相見積りが必要
② 相見積もり不可能な合理的理由がある場合 「業者選定理由書」 を提出する
③ 支払いは必ず銀行振込で行う (少額の現金支払い等につき例外として承認の場合あり)
④ 支払いは補助対象経費のみで個別に行い、いわゆる混合払いは行わない
⑤ 支払いが補助事業期間より後に行われた経費は補助対象に認められない
⑥ 取得年月日として認められる検収日を明確に記録する
⑦ 消費税等は補助対象経費から除外して算定する
(出所:「令和元年度補正 ものづく り補助金」 【補助事業の手引き】より作成)
(3) 計画の変更等
① 計画の変更
対象経費の支出による補助事業の実施は、採択を受けた事業計画書の通りに実行することが原則だ。ただし、例えば導入する機械装置の機種など詳細部分の計画に変更が生じた場合、「補助事業変更承認申請書」の提出によって認められることがある。
この場合、事後申請は認められておらず、申請書を提出するときも事前に事務局と相談の上で行うしくみとなっている。したがって、変更の可能性が生じた段階で速やかに補助金事務局に連絡するようにしたい。
いずれにしても、当初の計画を勝手に変更すると最終的に補助金交付か受けられなくなることが十分あり得るので注意が必要だ。
②計画の中止
補助金の交付決定後は、仮に補助金が必要なくなったとしても勝手に対象事業をやめることはできない。
何らかの事情で対象事業を中止せざるを得ない場合、事前に事務局に連絡、相談の上「補助事業中止（廃止）承認申請書」を提出する。
正式な申請手続きをすることなく放置した場合には、その後新たにものづくり補助金への応募申請をしようとしても不適格となるので注意したい。
③ 災害等の発生
以上の他にも、台風、地震などの自然災害や火災などの事業者の責任によらない理由で事業を中止せざるを得なくなったり、事業期間内に完了できなくなったりした場合にも、「事故報告書」を提出することが定められている。
(4)事業の完了と実績報告書提出
計画された機械装置の導入をはじめとした補助事業が終わり、すべての補助対象経費の支払いが完了したら、添付する証拠書類をまとめ、必要な提出書類とともに「補助事業実績報告書」を定められた期限までに作成 提出する。
(5) 確定検査および交付請求の実施
提出された実績報告書の内容審査とともに、事務局担当者が事業実施場所に赴いて実地に確定検査が行われる。書類不備があった場合には、指摘に応じて速やかに整備しなくてはならない。
また、事業期間中に発注から納入、支払いまで完了したもののうち、 補助事業のみに実際に使用したものだけが最終的な補助対象経費として認められる。導入して支払いをしただけでは対象外となり、使用実績が必要なので注意が必要である。
確定検査が無事完了すると、 事務局から 「補助金確定通知書」によって、確定した補助金の金額が通知される。確定通知書をもとに「補助金精算払請求書」を作成して補助金請求を行い、最終的に補助金が振り込まれる。
